Partnership firm या LLP का cheque कौन sign करता है? Mandates, liability और firm-name trap (2026)
Cheque ₹3,80,000 का था, एक fabrics firm के Axis current account पर drawn, दो partners में से छोटे वाले का signed — वही signature जो वो छह साल से हर चीज़ पर करता आया था. तीन दिन में वापस आ गया. Memo पर reason: not drawn as per mandate. Account mandate — जो account खुलने वाले हफ़्ते file हुआ था और तब से किसी ने नहीं पढ़ा था — कहता था कि ₹2,00,000 से ऊपर के cheques पर दोनों partners के signatures चाहिए.
कुछ भी forge नहीं हुआ था. Balance भी short नहीं था. एक fully funded cheque उस rule पर return हो गया जो firm ने ख़ुद लिखा, file किया और भूल गई.
अगर आप एक private limited company चलाते हैं, तो "कौन sign करेगा" board resolution से settle होता है — companies के लिए authorised signatory guide वो दुनिया cover करती है. लेकिन Indian business का बड़ा हिस्सा company नहीं है. वो proprietorship है, partnership firm है या LLP — और तीनों signing के सवाल का अलग-अलग जवाब देते हैं, अलग paperwork के साथ, और cheque bounce होने पर बहुत अलग consequences के साथ. ये guide उन तीनों के लिए है.
तीन entity types, तीन अलग जवाब
Proprietorship यानी proprietor. Full stop. Law "Sharma Enterprises" और Mr Sharma के बीच कोई gap नहीं देखता — firm का name एक trading style है, कोई person नहीं. Account legally proprietor का है, signature proprietor का है, और किसी manager को "resolution से" signing delegate करने जैसी कोई चीज़ नहीं है, क्योंकि resolution pass करने वाली कोई entity ही नहीं है. Bank एक mandate या power of attorney register कर सकता है जिससे कोई और account operate करे, लेकिन वो proprietor अपनी ही authority उधार दे रहा है — liability का हर rupee personally उसी का रहता है. Simplicity दोनों तरफ़ काटती है: file करने को कुछ नहीं, और firm के cheques और owner के personal assets के बीच खड़ा भी कुछ नहीं.
Partnership firm अपने partners के through act करती है. Firm के पास name है, PAN है, account है — लेकिन Indian partnership law के under वो company की तरह separate legal person नहीं है. हर partner firm के agent के तौर पर act करता है, और cheques कौन sign कर सकता है ये दो documents मिलकर fix करते हैं: partnership deed (partners ने आपस में क्या agree किया) और account mandate (firm ने bank को क्या बताया). जब दोनों disagree करें — और वो जितना कोई मानता है उससे ज़्यादा disagree करते हैं — counter mandate को follow करता है.
LLP एक separate legal person है. Traditional firm से ज़्यादा company के क़रीब. वो अपने partners से independent exist करती है, और अपने designated partners के through act करती है. Bank account LLP agreement, incorporation certificate और उस authority resolution के against खुलता है जो बताता है कि account कौन operate करेगा. Liability shield real है. और, जैसा आगे देखेंगे, absolute नहीं है.
तीन structures, एक bank counter. और counter को ठीक एक document की परवाह है. ये बात पकड़े रखिए.
Firm-name trap
Firm banking की सबसे common signing mistake ग़लत signature नहीं है. सही signature ग़लत capacity में है.
Account "Shree Balaji Traders" के name पर है. Cheque आता है "R. Patel" signed — bare, personal style, scrawl को firm से जोड़ता कुछ भी नहीं. या उल्टा: कोई confident "for Shree Balaji Traders" और rubber stamp के साथ sign करता है, लेकिन वो कोई mandate में कभी add ही नहीं हुआ. दोनों cheques funded हैं. दोनों signatures genuine हैं. Banks दोनों return करते हैं — पहला इसलिए कि एक bare personal signature firm का payment order execute नहीं करता, दूसरा इसलिए कि bank के record में उस हाथ का कोई specimen नहीं है, stamp चाहे जितना भव्य हो.
Fix boring है और absolute है. Mandate में filed specimen के exactly मुताबिक़ sign करें, same style में, firm का name signature के साथ — ज़्यादातर printed cheques पर signature line के ऊपर "For [firm name]" होता है, और आप उसके नीचे अपनी mandate capacity में sign करते हैं. Signing style भी constant रखें: signature mismatch पर return हुआ firm cheque ठीक उतना ही cost करता है जितना mandate breach — और ये उन partners के साथ होता है जिन्होंने रास्ते में कहीं अपना signature "modernise" कर लिया. और leaf का बाकी हिस्सा — date, payee, amount in words — किसी भी personal cheque जैसे ही rules follow करता है; field-by-field guide unchanged apply होती है.
Mandate ही rulebook है — "any one" vs "jointly by two"
Folder हटा दीजिए तो firm account के against bank actually जो hold करता है वो छोटा है: authorised signatories के names, हर एक का specimen signature, और एक operating instruction. वो instruction usually तीन में से एक होता है:
- Any one, singly. कोई भी partner अकेला कुछ भी sign कर सकता है. सबसे fast daily operations, सबसे weak control.
- Jointly by two. हर cheque को co-signer चाहिए. Slow — और account से निकलते हर rupee पर चार आँखें.
- Hybrid. एक threshold तक singly, उसके ऊपर jointly — जैसे, ₹1,00,000 तक कोई भी partner अकेला, उसके ऊपर दोनों partners.
ज़्यादातर दो-तीन partners वाली firms के लिए hybrid अपनी क़ीमत वसूल कर देता है. Monthly salary run, rent का cheque, courier का bill — एक signature, कोई bottleneck नहीं. ₹5,00,000 का machinery advance — दो signatures, जान-बूझकर. Partners के बीच पैसों के ज़्यादातर disputes उस cheque से शुरू होते हैं जिसके बारे में उनमें से एक को पता ही नहीं था. एक joint threshold उस dispute से बहुत सस्ता है.
एक caution जो counter आपको कभी नहीं देगा: bank mandate enforce करता है, deed नहीं. अगर deed कहती है कि ₹2,00,000 से ऊपर की purchases पर दोनों partners की consent चाहिए लेकिन mandate कहता है "any one singly", तो bank अकेले signed ₹4,00,000 का cheque बिना पलक झपकाए clear कर देगा. Deed का breach partners के बीच की लड़ाई है. Bank उसमें कभी था ही नहीं.
जब partner छोड़े, गुज़र जाए या नया जुड़े
ये वो section है जो ज़्यादातर firms ग़लत करती हैं, क्योंकि partner के exit की बाकी हर चीज़ की एक ceremony होती है — retirement deed, LLP के लिए MCA filing, farewell dinner — और bank mandate की कोई नहीं. वो ख़ुद update नहीं होता. जब तक firm fresh mandate file नहीं करती, गए हुए partner का signature cheques clear करता रहता है, और नए partner का signature उन्हें bounce करवाता है.
जो sequence काम करता है:
- पहले mandate revise करें. Letter (bank के format में, bank जैसा require करे वैसे signed) नए arrangement के under अगला cheque sign होने से पहले जाता है. बाद में नहीं. Added partner के लिए भी same rule: जब तक specimen record पर नहीं, तब तक कोई signing नहीं.
- Advance में signed leaves ढूँढ़ निकालें. पुराने mandate के under outgoing partner के signed cheques — किसी lender को दिए post-dated cheques, "emergencies के लिए" रखी blank-signed leaves — अब live problems हैं. Leaf by leaf decide करें कि हर एक अब भी present होना चाहिए या नहीं, और जो नहीं होने चाहिए उन्हें replace करें. Exit कर चुके किसी के signed cheque पर clearing desk पर वो सवाल उठते हैं जो आप नहीं चाहते.
- Unused books गिनें. Account पर issue हुई हर cheque book, accounted for, physically. जो book गए हुए partner की drawer में थी उसे वापस आना है; जो trace न हो, bank को बताएँ और series stop करवाएँ. नए mandate के under fresh books minutes में online order हो जाती हैं.
Death मुश्किल case है. Partner की death की notice पर banks generally account पर operations तब तक hold करते हैं जब तक surviving partners से fresh instructions न आ जाएँ — तो जो firm "चीज़ें settle होने तक" bank को inform करना टालती है, वो चुपचाप एक ऐसे mandate पर चल रही है जो अब काम नहीं करता. जल्दी inform करें; mandate तुरंत restructure करें.
Firm का cheque bounce हो तो भरता कौन है
अब वो हिस्सा जो तीनों structures को असल में अलग करता है: firm का cheque किसी due debt के against unpaid लौटता है, और NI Act का Section 138 कमरे में दाख़िल होता है. सामने कौन खड़ा है?
Proprietorship: proprietor, अकेला और पूरी तरह. छिपने के लिए कोई firm नहीं है, क्योंकि कोई firm है ही नहीं — "firm का" cheque हमेशा से proprietor का cheque था.
Partnership firm: NI Act के companies वाले offence provisions firms तक extend होते हैं — firm prosecute हो सकती है, और वो partners भी जो cheque issue होते वक़्त business के conduct के in charge और responsible थे. और exposure criminal complaint पर नहीं रुकता: partnership law partners को firm की obligations के लिए jointly and severally liable बनाता है, तो payee firm के debt के लिए partner के personal assets तक जा सकता है. एक company director को company के dues के लिए ये लगभग कभी face नहीं करना पड़ता. एक partner को पड़ सकता है.
LLP: shield real है — partner सिर्फ़ partner होने की वजह से LLP के debts के लिए personally liable नहीं है. लेकिन shield debt से protect करता है, cheque sign करने से नहीं: bounce हुए cheque का signatory और उस वक़्त business के conduct के responsible लोग फिर भी personally Section 138 proceedings face कर सकते हैं. Limited liability कभी cheques bounce करने का licence नहीं था.
ये general information है, legal advice नहीं. अगर आपकी firm का cheque actually किसी debt के against return हुआ है, तो Section 138 की घड़ी छोटी, माफ़ न करने वाली deadlines पर चलती है — lawyer से इस हफ़्ते बात करें, इस quarter नहीं.
Bank counter पर आपकी partnership deed नहीं पढ़ता — mandate पढ़ता है. Deed firm चलाने के बारे में जो भी कहे, cheque clear या return करने वाला इकलौता signature rule वो है जो bank के records में बैठा है. वो document current रखिए, और firm-cheque की आधी मुसीबतें कभी होती ही नहीं.
Firm cheques की operating checklist
पाँच habits, कोई भी महँगी नहीं:
- Current mandate की एक copy firm की अपनी file में — सिर्फ़ bank की file में नहीं. "Not drawn as per mandate" पर cheque bounce करवाने वाली आधी firms बता नहीं पाएँगी कि उनका mandate था क्या.
- Specimen discipline. Signatures सालों में बहक जाते हैं. अगर किसी signatory का everyday signature filed specimen से भटक गया है, तो drift कुछ bounce करवाए उससे पहले bank में specimen refresh करवाएँ.
- Custody separation. Cheque book उसके पास रहे जो signatory नहीं है — accountant leaves रखे, partner pen रखे. दोनों एक ही आदमी के पास होना ही blank-signed leaves की शुरुआत है.
- Firm के name पर issue हुए हर cheque का register — number, date, payee, amount, किसने sign किया, current status. जब कोई partner पूछे "March में Mehta & Sons को क्या pay किया था?", जवाब seconds में आना चाहिए. वो register exactly वही है जो cheque lifecycle tracking है — issue से clearance तक, per leaf.
- Fixed fields print करें, handwrite नहीं. Payee, amount in figures, amount in words, date — cleanly printed, सिर्फ़ signature line उन इंसानों के लिए छोड़ी हुई जिन्हें mandate name करता है. जितनी कम handwritten fields, उतने कम return reasons.
वो आख़िरी habit ही वो जगह है जहाँ software चुपचाप आपके लिए compliance का काम कर देता है. Signature ठीक वहीं रहता है जहाँ law और mandate उसे रखते हैं — partners के पास. Leaf की बाकी हर चीज़ mistakes की जगह होना बंद कर देती है.
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