Cheque सही तरीके से कैसे भरें — भारत के लिए Field-by-Field Guide (2026)

Cheque देखने में simple लगता है. छह fields, एक pen, दस seconds — done. और फिर bank उसे "irregular drawing" stamp के साथ वापस भेज देता है, और आपका एक पूरा हफ्ता बर्बाद हो जाता है.

ये मैंने इतनी बार देखा है कि गिनना मुश्किल है. कोई printed name के ऊपर sign कर देता है. कोई "Five Thousand" लिखता है बिना "Only" के. कोई गलती से post-date कर देता है क्योंकि phone के calendar app पर 24 तारीख दिख रही थी और bank counter clerk को slip दिखाकर बोलना पड़ा "साब, आज 24 तारीख नहीं है."

ये रहा field-by-field walkthrough जो उन सबको बचा सकता था. CTS-2010 standard, हर Indian bank पर applicable — SBI, HDFC, ICICI, Axis, Kotak, PNB, cooperative banks, सबको. अगर ये छह चीज़ें सही से भरीं, cheque time पर clear हो जाएगा. एक भी गलत — bounce.

Field 1 — Date (Top Right Corner)

Indian cheque का date box सबसे छोटा field है और सबसे ज़्यादा गलत भरा जाने वाला. CTS-2010 इसे DDMMYYYY boxes में layout करता है. आठ digits, no slashes, no dots. अगर आपकी branch ने dd/mm/yyyy guides print की हैं boxes के नीचे, ठीक है — exactly वैसे ही match करें. "25th May 2026" मत लिखें. लिखें 25052026. एक digit per box.

जो date आप लिखते हैं, वो उससे ज़्यादा matter करती है जितना लोग सोचते हैं. Cheques लिखी हुई date से 3 months तक valid होते हैं, न कि जिस दिन आपने hand over किया उससे. So अगर आपने 1st January 2026 लिखा और payee ने 5th April को deposit किया — stale है, bank reject कर देगा. (Validity के बारे में background: Cheque Validity Period in India.)

दो common mistakes:

• गलती से Post-dating. रात 11 बजे cheque भर रहे हैं और कल की date लिख दी क्योंकि कल hand over करेंगे. फिर भूल गए. Payee अगली सुबह deposit करता है — bank उसे date आने तक hold कर लेता है. Strictly wrong नहीं, पर slow.
• "इस quarter में tax bachane के लिए" Back-dating. दो problems: (1) cheque expiry के closer है, और (2) अगर date deposit से ~3 months से ज़्यादा पुरानी है, stale है, bounce. मत करिए.

Field 2 — Pay To (The Long Line)

ये payee field है. जिसको आप pay कर रहे हैं — person, vendor, company — उनका full legal name यहाँ जाता है. Casual name नहीं. अगर उनके bank account में लिखा है "Sharma Trading Co. Pvt. Ltd.", exactly वही लिखिए. "Sharma Trading" या "Sharma & Co." नहीं. Bank इस line को account name से match करता है credit side पर. Mismatch → returned cheque.

Name के end पर, field के right edge तक एक horizontal line खींचिए. ऐसे: Sharma Trading Co. Pvt. Ltd.________________________ ये line non-negotiable है. इसके बिना कोई name के बाद words add कर सकता है (एक process जिसे "altering the payee" कहते हैं), जो एक known fraud pattern है. Line field को lock कर देती है.

अगर अभी payee का नाम पता नहीं (मान लो, refundable advance लिख रहे हैं), "Self" मत लिखिए unless cheque genuinely अपने लिए है. "Self" को bearer instruction समझा जाता है — जिसके पास cheque है वो encash कर सकता है. इसका use सिर्फ़ तब करें जब आप खुद bank counter तक cheque ले जा रहे हैं.

Field 3 — Amount in Figures (Right Side का Boxed Field)

जो ₹ symbol pre-printed है उसके साथ boxed field. Indian cheques Indian numbering system follow करते हैं: lakhs और crores, commas 2–2–3 right से. ₹1,25,000 — न कि ₹125,000.

दो rules:

1. हर figure को /- से end करें. ₹1,25,000/- का मतलब है rupee amount final है, no paise. अगर paise हैं, लिखें ₹1,25,000.50/-. /- field close कर देता है ताकि कोई extra zero न add कर सके. ये single highest-leverage cheque-fraud defence है और ज़्यादातर लोग skip कर देते हैं.
2. Digits के बीच gaps नहीं. ₹ symbol के तंग against लिखिए. "1" को आपके "25,000" से पहले slip करने की जगह मत छोड़िए.

अगर amount short है (मान लो ₹500), right side के empty boxes में line खींच दीजिए. Unused space को pen से भर दीजिए ताकि tamper न हो सके.

Field 4 — Amount in Words (The Long Line)

Indian cheques का सबसे ज़्यादा rejected field. लोग casually लिखते हैं और bank "amount in words and figures differ" के तहत reject कर देता है. Safe template ये है:

Rupees [amount in words] Only

तीन rules:

1. हमेशा "Rupees" से शुरू करें. Lowercase या capital, doesn't matter, पर word होना चाहिए.
2. Full Indian-system word version लिखें: "One Lakh Twenty Five Thousand", न कि "One Hundred Twenty Five Thousand".
3. "Only" से end करें और फिर field के right edge तक एक line. Rupees One Lakh Twenty Five Thousand Only_______________________

"Only" suffix matter करता है. इसके बिना कोई आपके word amount के बाद "and Fifty Paise" add कर सकता है और अब bank को ₹1,25,000.50 honour करना पड़ेगा. "Only" के बाद की line same चीज़ prevent करती है.

Paise: अगर ज़रूरी है, लिखें "Rupees One Lakh Twenty Five Thousand and Fifty Paise Only". ज़्यादातर businesses cheques पर whole rupees में round करते हैं specifically क्योंकि paise field mistakes को invite करता है.

अगर words और figures match नहीं करते (Field 3 vs Field 4), ज़्यादातर Indian banks amount in words को honour करते हैं, पर वो cheque return करने के पूरे right में हैं. Mismatches Pune के SBI counters पर मैंने जो देखे हैं — non-malicious cheque returns का #1 reason.

Field 5 — Signature (Bottom Right)

Bottom right का signature आपके account के लिए bank के पास जो specimen signature है, उससे match करना चाहिए. "Close enough" नहीं. "मैं थोड़ा different sign करता हूँ when in a hurry" नहीं. Same signature.

अगर आपका signature सालों में evolve हुआ है (और ज़्यादातर हुआ ही है), अपनी branch पर fresh specimen submit करें. SBI, HDFC, ICICI — सब 10 minutes में branch पर ये process कर देते हैं. PNB और कुछ cooperative banks form भरवाते हैं — फिर भी आधे घंटे का काम है, करिए.

Company cheques के लिए, signature panel usually amount-in-words line के नीचे होता है, और ज़्यादातर cheque leaves pre-printed होते हैं company name और "Authorised Signatory" text के साथ. Printed name के ऊपर sign करें, नीचे नहीं. Obvious लगता है — पर Surat की एक bank cluster में मैंने जो track किया, returned cheques का करीब 4% exactly इसी issue पर था.

Two-signature accounts (joint या partnership): दोनों signatures, दोनों file पर. एक missing → returned.

Field 6 — Crossing (Top Left, Optional पर Important)

Cheque के top-left corner पर diagonal दो parallel lines. ये crossing है, और bank को बताता है: cash counter पर मत दो — सिर्फ़ bank account में credit करो.

तीन flavours जो हर cheque writer को पता होने चाहिए (और full deep-dive All Types of Cheques in India में, once live):

• General crossing — सिर्फ़ दो lines, बीच में कुछ नहीं लिखा. Cheque bank account के through pay होगा, पर कोई भी account.
• "& Co." crossing — & Co. lines के बीच लिखा. General crossing जैसा ही, थोड़ा safer historically (अब uncommon).
• "Account Payee Only" — A/c Payee Only lines के बीच लिखा. सबसे safe option. Cheque सिर्फ़ named payee के bank account में credit होगा. No endorsement, no third-party deposit. Almost हर Indian business cheque post-2010 के लिए ये default है और आप इसे default treat करें.

अगर आप cheque cross नहीं करते, वो bearer cheque है — जो physically hold करता है, वो cash कर सकता है. Lost cheque + no crossing = lost money. हर cheque cross करें जिसे आप personally counter पर payee को hand नहीं कर रहे.

छह Fields, In Order, In One Glance

1. Date — DDMMYYYY, आठ digits, no slashes.
2. Pay To — full legal name + line to the right edge.
3. Amount in Figures — Indian comma format, /- suffix, no gaps.
4. Amount in Words — "Rupees [words] Only" + line to right edge.
5. Signature — bank specimen से match, printed name के ऊपर.
6. Crossing — top-left पर दो diagonal lines, अंदर "A/c Payee Only".

बस इतना. छह fields, rules पता हों तो दस seconds, zero bank returns.

वो चीज़ें जो Bank Counter हमेशा Reject करते हैं

अगर कभी सोचा कि funds होते हुए भी cheque क्यों returned हुआ — ये usual suspects हैं:

• किसी भी field पर overwriting — amount field पर एक भी struck-out digit cheque को disqualify कर देता है. पूरा leaf cancel करें और नया शुरू करें. (इस पर ज़्यादा 5 Cheque Printing Mistakes That Cost Indian Businesses Money में.)
• Blue/Black के अलावा किसी ink से लिखना. Red ink, pencil, metallic gel pen — सब rejected.
• Cheque फटा, stapled, या cellotape लगा हुआ — CTS-2010 scanners damaged paper नहीं पढ़ सकते. Reissue.
• MICR band smudged या उस पर लिखा हुआ — bottom पर magnetic ink band sacred है. ऊपर मत लिखिए, उससे होकर मत fold करिए. (MICR क्या है और क्यों matter करता है.)
• Wrong cheque book — अगर आप branches बदल चुके हैं और अभी भी पुराने cheque book से लिख रहे हैं, IFSC / account number नई branch से match नहीं करेगा. नई book से reissue करें.

जब Mistake हो जाए: Cancellation, Correction नहीं

Field 3 पर mistake हुई? Strike through करके rewrite मत करिए. पूरे leaf पर बड़े letters में CANCELLED लिखें, lengthwise तोड़ें (ताकि MICR band destroy हो जाए), और नया leaf start करें. CTS-2010 के तहत banks corrected cheque honour नहीं करते, full stop. Cancelled leaf अपने records में रखें — आपके audit trail का part है. (CTS-2010 standards पर background.)

Practice में ये कैसा दिखता है

एक real example, sanitised, Mumbai के एक SMB से जिसकी मैंने help की:

Date: 25052026
Pay To: HDFC Bank Ltd ___________________
Amount (figures): ₹2,50,000/-
Amount (words): Rupees Two Lakh Fifty Thousand Only ___________________
Crossing (top-left): A/c Payee Only

Six seconds rules head में हों तो. 25 May को deposit, 26 May को credit (T+1), no return, no follow-up. ये पूरा point है correctly करने का — boring is good, predictable is good. Cheques कितने time में clear होते हैं once सही से fill हो गए, ये separate concern है.

2026 में ये अभी भी क्यों Matter करता है

UPI है. NEFT है. RTGS है. और cheques अभी भी default हैं — rent, security deposits, large vendor payments, partnership settlements, government refunds, post-dated salary advances, और सौ B2B scenarios में जहाँ digital rails या तो disallowed हैं या unreliable. Reserve Bank of India अभी भी हर working day करोड़ों rupees worth cheque value clear करता है. सही से cheque भरने की skill retire होने वाली नहीं है.

और अगर आप cheques print कर रहे हैं handwrite करने की जगह, same छह fields apply होते हैं — typed होते हैं instead of penned. Cheqify printing से पहले हर field को pre-validate करता है ताकि cancelled-leaf cycle खत्म हो जाए. पर चाहे print करें या लिखें, rules rules हैं.

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