Company cheque कौन sign कर सकता है? Authorised signatory, board resolution और liability (2026)

Cheque अपने face पर perfect था. Payee letter-to-letter spelled, words और figures agreement में, date current, ink unbroken. Bank ने फिर भी उसे return कर दिया — "drawer's signature differs."

Except वो differ नहीं करता था. नए director का signature steady था, practised, उसके passport वाले से identical. Problem simpler और stranger थी: bank को कभी बताया ही नहीं गया था कि वो exist करते हैं.

वो return memo इस guide का पूरा subject है. Business account पर signing authority का seniority, shareholding, या business card की title से कोई लेना-देना नहीं — और उन दो documents से सब कुछ है जिन्हें ज़्यादातर SMBs file करके भूल जाते हैं. यहाँ है कि कौन sign कर सकता है, structure by structure, board resolution actually क्या करता है, law signatory को personally जवाबदेह क्यों ठहराता है, और वो housekeeping जो एक signing desk को trouble से बाहर रखती है.

Bank आपका letterhead नहीं पढ़ता — mandate पढ़ता है

हर business account एक mandate के साथ खुलता है: वो instruction set जो bank को बताता है कि किसका signature पैसा move करता है. ये हर authorised signatory को name करता है, हर एक का specimen signature record करता है, और mode of operation fix करता है — singly, jointly, या किसी combination में.

उस दिन से आगे, mandate ही एकमात्र org chart है जिसे bank recognise करता है. एक managing director जो कभी इसमें add नहीं हुआ, valid cheque sign नहीं कर सकता; एक office manager जो add हुआ, कर सकता है. जब एक leaf present होती है, clerk signature को specimen card और mandate के rules के against compare करता है — और कुछ नहीं. Promotions, resignations, और boardroom reshuffles counter पर कुछ नहीं बदलते जब तक paperwork branch तक न पहुँचे.

Companies पर ज़्यादातर "signature differs" returns forgery scares नहीं होते. वो mandate lag होते हैं — वो gap जो business सोचता है कौन sign कर सकता है और bank जानता है कौन कर सकता है, के बीच है.

कौन sign करता है, structure by structure

Rules business की legal shape के साथ shift होते हैं, क्योंकि हर shape एक अलग question का answer देती है: drawer कौन है?

Sole proprietorship — proprietor ही account है

एक proprietorship की अपने owner से अलग कोई legal identity नहीं. Proprietor sign करता है, full stop — account legally उनका है, एक business name के under trading. एक proprietor किसी और को (एक accountant, spouse) bank के mandate या power of attorney के through authorise कर सकता है, पर authority proprietor से personally flow करती है, और उसके use का हर consequence भी.

Partnership firm — deed decide करती है, mandate enforce करता है

Partnership में, partners वैसे sign करते हैं जैसे partnership deed provide करती है. Partnership law के under generally कोई भी partner firm को bind कर सकता है, पर bank narrower instruction follow करता है: वो mandate जो partners ने file किया. अगर deed कहती है financial instruments को दो partners चाहिए, और mandate भी वही कहता है, तो एक partner का अकेला flourish unpaid वापस आता है. Deed और mandate को agree करना चाहिए — जब वो अलग drift करते हैं, counter पर mandate जीतता है और बाद के dispute में deed — जो exactly उस तरह की contradiction है जिससे बचना है.

Company — एक person जो pen पकड़ ही नहीं सकता

एक private या public limited company एक separate legal person है, और यहाँ है elegant problem: एक legal person कुछ भी sign नहीं कर सकता. वो सिर्फ़ उन humans के through act करती है जिन्हें वो authorise करती है — और cheques के लिए, वो authorisation है board resolution. Directors के पास office के virtue से कोई automatic cheque-signing power नहीं; एक director इसलिए sign करता है क्योंकि एक resolution उन्हें name करता है, और एक CFO या accounts officer exactly उसी footing पर sign करता है. Resolution, designation नहीं, authority का source है.

LLP — designated partners, agreement के हिसाब से

एक LLP company की logic को partnership vocabulary के साथ mirror करता है: ये एक separate legal person है जो अपने designated partners के through act करता है, और LLP agreement (plus partners का एक resolution, जहाँ bank माँगे) fix करता है कि कौन sign करता है और कैसे. Bank mandate फिर इसे record करता है, हर जगह की तरह.

Board resolution — company का signature, writing में

एक company के लिए, board resolution वो जगह है जहाँ signing authority जन्म लेती है. एक cheque-signing resolution typically चार चीज़ें fix करता है:

• कौन — signatories name और designation से, specimen signatures annexed
• कैसे — singly, jointly, या "any two of the following"
• कितना — amount thresholds, अगर board चाहे (नीचे more)
• किन accounts पर — वो specific bank accounts जिन्हें authority cover करती है

Resolution की एक certified true copy mandate forms और हर signatory की KYC के साथ bank जाती है. जब तक नहीं जाती, resolution company की एक private intention है; जाने के बाद, वो bank का operating instruction है. जो boards resolutions pass करके file करना भूल जाते हैं, उन्होंने counter की नज़र में precisely किसी को भी authorise नहीं किया.

Resolution की language boring और exact रखें. "Mr. A और Ms. B, jointly, ₹1,00,000 से ऊपर के amounts के लिए; नीचे either singly" bank clerk के contact को survive करता है. "The directors as may be necessary" नहीं करता.

Single, joint, और threshold rule

Mode of operation SMB kit का सबसे underused governance tool है. तीन patterns लगभग हर business को cover करते हैं:

• Single signatory — एक authorised person अकेला sign करता है. Fast, frictionless, और एक single point of failure. छोटे accounts और छोटे amounts के लिए sensible.
• Joint signatories — हर cheque को दो named signatures चाहिए. Maximum control, maximum friction; payday को दो calendars लगते हैं.
• Threshold signing — pragmatic hybrid: एक limit तक (say ₹50,000 या ₹1,00,000) either signatory अकेला, उसके ऊपर दो signatures. Routine payments single-signature speed पर move होती हैं; जो कुछ भी business को genuinely hurt कर सकता है उसे eyes की एक second pair मिलती है.

Threshold pattern एक specific mention इसलिए earn करता है क्योंकि ये सबसे common internal fraud shape को quietly defeat करता है — एक अकेला insider बड़े cheques लिखता हुआ — everyday को slow किए बिना. अगर आपका account अब भी उस single-signatory default पर चलता है जिस पर वो सालों पहले खुला था, तो ये available सबसे सस्ता control upgrade है: एक resolution, एक mandate form.

"for and on behalf of" — चार words जो signature को place करते हैं

एक properly signed company cheque देखें और आपको convention दिखेगा: एक rubber stamp या pre-printed line "For [Company Name] Pvt. Ltd.", उसके नीचे signature, और उसके नीचे signatory की designation.

ये ceremony नहीं है. ये words capacity declare करते हैं: ये hand company के instrument के तौर पर sign करता है, एक private individual के तौर पर नहीं. Cheque का drawer company है; human उसका authorised means है. Convention skip करें और company account पर bare sign करें, और आपने avoidable ambiguity create कर दी कि आपने company के लिए sign किया या अपने लिए — वो ambiguity जो cheque बाद में bounce हो तो payee का lawyer happily explore करेगा. Stamp चालीस रुपये का है. हर leaf पर use करें.

जब company cheque bounce हो — signatory कठघरे में

यहाँ है वो part जो हर signatory को pen accept करने से पहले दो बार पढ़ना चाहिए. जब एक company cheque insufficient funds के लिए dishonour होता है, NI Act का Section 138 company पर नहीं रुकता. Section 141 offence को हर उस person तक extend करता है जो उस समय company के business का in charge और responsible था — और cheque का signatory उस circle में squarely खड़ा है. Complaint routinely company को और उस human को name करती है जिसने sign किया.

Company एक human hand के through sign करती है — और Section 138 को याद रहता है कि hand किसका था. जब एक company cheque bounce होता है, summons पर दो names होते हैं: company का, और signatory का.

Practical consequences blunt हैं:

• Signing clerical नहीं है. Sign करने से पहले, एक signatory पूछने का हक़दार है — और पूछना चाहिए — कि cheque present होने पर account में funds होंगे या नहीं. "Accounts ने कहा था sign करो" law में known कोई defence नहीं है.
• Resignation record पर होना चाहिए. एक director जिसने cheque issue होने से पहले resign किया, उसके पास defence है — पर सिर्फ़ तब जब resignation properly filed और provable हो. Departed signatories जो mandates पर टिके रहते हैं, वो lawsuits inherit करते हैं जो उन्होंने कभी earn नहीं कीं.
• Stamp help करता है, resolution help करता है, funds सबसे ज़्यादा help करते हैं. Correctly की गई authority liability को genuine decision-makers तक narrow करती है; cheques बाहर जाने से पहले funded एक account सवाल को entirely eliminate कर देता है.

एक SMB के लिए सबसे clean translation: हर company cheque को company की behalf पर किया गया एक personal promise treat करें — क्योंकि bounce scenario में law उसे precisely यही बनाता है.

एक signatory add और remove करना — clean handover

Signatories बदलते हैं: directors join करते हैं, accountants छोड़ते हैं, एक founder step back करता है. Mechanics दोनों directions में same हैं, और removal addition से ज़्यादा matter करता है.

Add करने के लिए: board एक fresh resolution pass करता है जो नए signatory को name करता है और mode of operation restate करता है; bank को certified copy मिलती है, उसके mandate-change forms, नए signatory के KYC documents, और एक specimen signature. कुछ working days allow करें — नया signature तब तक valid नहीं जब तक bank के records ऐसा न कहें, जो exactly वो तरीका है जिससे हमारे opening वाले flawless director का cheque unpaid वापस आया.

Remove करने के लिए: authority withdraw करता एक resolution, bank के साथ उसी दिन filed जिस दिन person exit करे — उसके quarter बाद नहीं. एक ex-employee जो mandate पर बना रहता है वो अब भी ऐसे cheques sign कर सकता है जो bank honour करेगा, और एक ex-director जो उस पर बना रहता है वो अब भी एक Section 141 complaint में घसीटा जा सकता है. दोनों entirely self-inflicted हैं. Best SMB habit mechanical है: signatory changes उसी exit checklist में जाते हैं जिसमें laptop और email account.

साल में एक बार, bank से current mandate माँगें और उसे reality के against पढ़ें. जो names आपको surprise करें, वही audit finding है.

वो signing-desk habits जो इसे safe रखती हैं

Authority framework है; day-to-day discipline वो है जो actually account को protect करती है. चार habits, कोई भी expensive नहीं:

• कभी एक blank या partial leaf sign न करें. Signature आखिरी field है जो complete होता है, payee, amount, और date के paper पर आने के बाद. एक signed blank cheque जो भी उसे पकड़े उसके लिए एक open mandate है — पूरा threshold structure एक lazy afternoon से defeated. Clean workflow print-then-sign है: run को batch-print करें हर field filled के साथ, फिर finished stack signatory के सामने रखें.
• एक register के against sign करें. Signatory जो भी leaf sign करे उसे एक row मिलती है — number, payee, amount, date — desk छोड़ने से पहले. जब bank statement और register disagree करें, आप उसी हफ़्ते जानना चाहते हैं, year-end पर नहीं.
• वो एक cheque याद रखें जो कभी sign नहीं होता. Account verification के लिए दिया गया एक cancelled cheque दो lines और CANCELLED word carry करता है — और कोई signature नहीं. एक unsigned cancelled leaf inert paper है; एक signed वाला photocopier ढूँढती एक liability है.
• वही signature match करें जो आपने file किया. Banks specimen card के against compare करते हैं, और एक signatory जिसका signature सालों में drift कर गया है, उसे returns शुरू होने से पहले specimen refresh करना चाहिए.

इसमें से किसी को software की ज़रूरत नहीं, though software इसे effortless बनाता है. इसे ज़रूरत है इस recognition की कि एक cheque signature वो single point है जहाँ एक business का पैसा एक person के word पर move करता है — और इस guide की हर चीज़ उस word को deliberate बनाने के लिए exist करती है.

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