Housing societies और RWAs के लिए cheque handling — treasurer की guide (2026)
आपके शहर में आज रात कहीं, एक volunteer treasurer dining table पर बैठा है — rubber band से बँधी cheques की एक गड्डी, एक खुला register, और ठंडी होती चाय की एक cup के साथ. दो सौ चौदह flats. Maintenance quarterly billed, ₹4,800 पर. हाथ में एक सौ साठ cheques, जिनमें से चालीस post-dated, तीन उन members के जो पहले bounce कर चुके हैं — और साल के अंत में एक audit, जहाँ हर rupee को paper trail चाहिए होगी.
इस इंसान को किसी ने train नहीं किया. Housing society या RWA का treasurer एक unpaid volunteer है जिसकी अपनी day job है, जो AGM में elect हुआ, और जिसे cheque book और आधा भरा register उस इंसान ने थमाया जो पहले ही आधा दरवाज़े से बाहर था. Bank, इस बीच, society को किसी भी और account holder की तरह treat करता है. पूरी formality. Zero छूट.
ये वो manual है जो कोई handover नहीं करता. सबसे पहले एक caution: cooperative housing societies state legislation से govern होती हैं, और detail — bye-laws, recovery procedures, audit requirements — state से state बदलती है. RWAs अक्सर और ही अलग laws के under registered होती हैं. नीचे जो है वो operational practice है जो हर जगह चलती है; किसी भी statutory बात के लिए authority आपकी society के registered bye-laws और आपके state का Act है, कोई blog post नहीं.
दो flows, एक थका हुआ volunteer
हर society का cheque work दो streams में बँटता है जो बिल्कुल अलग behave करती हैं. Incoming: members से maintenance cheques — high volume, छोटे amounts, billing dates के आसपास bursts में आते हुए, कुछ post-dated, कुछ bounce होने के लिए ही बने. Outgoing: society की अपनी payments — security agency, housekeeping, lift AMC, common-area की electricity, auditor की fee. Volume कम, amounts बड़े, और हर एक को चाहिए दो signatures और record पर एक reason.
दोनों को एक pile की तरह treat करें और दूसरे quarter तक आप डूब जाएँगे. दोनों को दो systems की तरह treat करें — जो आता है उसके लिए collection register, जो जाता है उसके लिए issue register — और पूरा साल पटरी पर चलता है. बस यही पूरा architecture है. नीचे सब detail है.
Incoming: maintenance cheque का flow
Maintenance cheque receive करना easy है और उसका track खोना उससे भी easy. तो rule ये है: उस cheque के आपके हाथ से निकलने से पहले तीन चीज़ें होती हैं. हर बार. कोई exception नहीं.
एक — record करें. Flat number, member का name, cheque number, bank, date, amount: collection register में एक line. Flat number ही key field है; छह महीने बाद किसी को याद नहीं रहता कि कौन से Mr. Shah ने कौन सा HDFC cheque दिया था. दो — stamped receipt issue करें जिस पर cheque number लिखा हो. वो receipt member का proof है और आपकी future की peace treaty (उस पर आगे बात होगी). तीन — deposit batch में. Drawer में नहीं.
फिर एक fixed rhythm पर deposit करें — मान लीजिए हर Tuesday और Friday — पूरी batch एक deposit run में, listed slip के साथ, ताकि register, slip और bank statement line by line match हो सकें. पड़े रह गए cheques stale हो जाते हैं: एक leaf अपनी date से सिर्फ़ तीन महीने valid रहती है, और जो society "जब किसी को time मिले" deposit करती है, उसे एक दिन drawer में dead paper मिलेगा. Annoying? हाँ. और calendar की दो entries से पूरी तरह avoidable भी.
PDC की pile
कई societies साल advance में collect करती हैं: हर flat से चार post-dated cheques, एक per quarter. 200-flat society में ये एक cupboard है जिसमें 600 के आसपास post-dated cheques रखे हैं — paper की शक्ल में असली पैसा, और वो shoebox से बेहतर deserve करता है.
PDCs को एक dated folder में रखें, presentation month से sorted, ऊपर एक schedule sheet के साथ: flat, cheque number, date, amount. हर महीने की शुरुआत में उस महीने के cheques निकालें, उन्हें उसी record–receipt–deposit flow से गुज़ारें, और schedule पर tick करें. लिखी हुई date पर या उसके बाद present करें, पहले कभी नहीं — पहले present किया गया PDC बस वापस आ जाता है. और जब कोई member आपसे cheque उसकी date के आगे hold करने को कहे ("इस महीने salary का issue है, 15 के बाद deposit करना"), तो schedule पर लिखें और request writing में लें, चाहे WhatsApp message ही हो. Memory कोई system नहीं है.
जब maintenance cheque bounce हो
ये होगा. 200 flats पर साल में कुछ returns normal arithmetic है, scandal नहीं.
Sequence: bank cheque को reason बताते memo के साथ return करता है — funds insufficient, signature mismatch, closed या frozen account — और society के account से return charge काटता है. पहला move administrative है, legal नहीं. Member को inform करें, bank का charge उन तक pass करें जैसा आपके bye-laws allow करते हैं, और अगर reason funds था और member कहे तो cheque re-present करें. ज़्यादातर cases वहीं ख़त्म हो जाते हैं — हल्की शर्मिंदगी और एक replacement cheque के साथ.
Repeat offenders के लिए societies के पास escalation routes हैं: bye-laws के हिसाब से late-payment interest, AGM accounts में flat के against दिखाए dues, और state cooperative framework के under formal recovery mechanisms — exact procedure state से state अलग है, और यही वो जगह है जहाँ आपका Act और आपकी local housing federation काम आते हैं. NI Act का Section 138 — bounce हुए cheque पर criminal prosecution — बाहरी हथियार के तौर पर exist करता है, लेकिन जिस पड़ोसी का एक quarter miss हुआ है, उसके लिए पहला tool शायद ही कोई इसे उठाता है. ये general information है, legal advice नहीं; actual recovery action के लिए पहले society के lawyer या federation के साथ बैठें.
Outgoing: society के अपने cheques
अब दूसरी direction. एक mid-sized society महीने में 15–30 cheques लिखती है: security agency, housekeeping contractor, lift AMC, common-area की electricity, ख़राब गर्मियों में water tankers, property tax, insurance, वो plumber जिसने terrace की leak ठीक की, auditor.
हर outgoing cheque को sign होने से पहले issue register में एक line मिलती है: cheque number, date, payee, amount, purpose, और वो bill या committee-resolution reference जो उसे authorise करता है. Signed cheque, register में कोई line नहीं — audit queries ऐसे ही जन्म लेती हैं. और क्योंकि इनमें से ज़्यादातर payments हर महीने same payees को repeat होती हैं, ये एक natural batch job हैं: महीने के cheques एक बैठक में prepare करें, एक बैठक में sign, एक बैठक में record. लगातार टपकती trickle की जगह महीने की एक शाम.
कौन sign करता है — mandate ही पूरा game है
Society का account jointly operate होता है — typically chairman, secretary और treasurer में से कोई दो, बिल्कुल वैसे जैसे managing committee के resolution में named हैं, जो bank specimen signatures के साथ file पर रखता है. कोई volunteer अकेले sign नहीं करता. और bank signatures को अपनी file से match करता है, इससे नहीं कि post पर अभी कौन है.
वो आख़िरी sentence दोबारा पढ़िए, क्योंकि यही हर handover की number-one operational failure है: bank को नहीं पता कि आपकी AGM हुई. जब तक नई committee का resolution और specimen signatures branch तक नहीं पहुँचते, पुराना mandate ही चलता है — और चमकते नए treasurer का sign किया cheque, bank के लिए, किसी अजनबी का sign किया cheque है.
| Situation | कौन sign करता है | Bank को file पर क्या चाहिए |
|---|---|---|
| Routine vendor payment | कोई भी दो authorised signatories (आम तौर पर secretary + treasurer) | Current committee resolution + specimen signatures |
| बड़ी या unusual payment | वही दो signatures, एक specific committee resolution के backing से | Standing mandate; resolution आपकी minute book में रहता है |
| AGM के बाद नई committee | पुराने signatories, जब तक mandate update न हो | नए signatories को name करता fresh resolution + specimens + KYC |
| कोई signatory mid-term resign करे | Updated mandate के हिसाब से बाकी/replacement signatories | Change record करता resolution + replacement का specimen signature |
| Fixed deposits, account changes | आम तौर पर सभी named signatories | उस transaction का specific resolution |
Formats bank से bank अलग हैं; कुछ requirements state से भी. Principle नहीं बदलता: mandate अगले cheque से पहले update करें, पहले return के बाद नहीं.
Audit file — auditor actually क्या माँगेगा
Societies का audit हर साल होता है (ज़्यादातर states में cooperative law के under statutory requirement — detail आपके state का Act तय करता है). Auditor की cheque-related list predictable है, यानी आप उसे साल भर build कर सकते हैं, March की panic में reconstruct करने की जगह:
- Collection register, receipt books से matched — हर maintenance cheque एक flat और एक receipt number से बँधा.
- Issue register — हर outgoing cheque एक purpose और एक authorisation से बँधा.
- Monthly bank reconciliation — register versus statement, हर difference explained.
- साल के अंत में unpresented cheques — issued लेकिन अभी clear नहीं; classic reconciliation item.
- PDC schedule — हाथ में रखे cheques न received income हैं न bank में पैसा, और auditor list माँगेगा.
- Cancelled leaves — रखी हुई और defaced, कभी फाड़कर फेंकी नहीं गईं, ताकि cheque-number sequence में कोई unexplained hole न हो.
Reconciliation monthly करें और audit season एक दोपहर बन जाता है. साल के अंत तक टालें और ये वो reason बन जाता है जिससे treasurers दूसरा term refuse करते हैं.
वो disputes जो एक अच्छा record ख़त्म कर देता है
"मैंने अपना cheque March में दिया था." Receipt number 4127, register line 214, deposit 9 तारीख़ को — बहस एक minute में ख़त्म. "Society ने lift company को paid ही नहीं किया." Issue register: cheque 001482, 21 को cleared. Society पड़ोसियों के trust पर चलती है, और पड़ोसियों का trust कोई चीज़ उतना preserve नहीं करती जितना वो record जो बहसों को unnecessary बना देता है.
Society की cheque book उस हर committee से ज़्यादा जीती है जो उस पर sign करती है. Members shift हो जाते हैं, signatories बदल जाते हैं, बहसें fade हो जाती हैं — register अकेला गवाह है जो टिकता है, और वही एक चीज़ है जिस पर auditor, bank और नाराज़ पड़ोसी, तीनों trust करने को agree करते हैं.
Handover — अगली committee के लिए checklist
जब committee बदले, ये चीज़ें move होती हैं — physically और formally, एक signed handover note के against:
- Unused cheque books, leaf counts लिखे और verify किए हुए.
- दोनों registers, receipt books (used और blank), और cancelled-leaf file.
- PDC folder, schedule current हालत में.
- Unpresented cheques की list और कोई भी pending bounce cases, हर एक अपने status के साथ.
- Bank mandate update — नया resolution, specimen signatures, KYC — नई committee के कुछ भी sign करने से पहले submitted. साथ में वो branch contact जो actually process करता है.
आधे घंटे की ceremony जो अगले volunteer के छह महीने की archaeology बचाती है.
हाथ से लिखना बंद कीजिए
ये वो quiet upgrade है जो लगभग किसी society ने नहीं किया. महीने में 25 cheques लिखने वाली committee साल में 300 हाथ से लिखती है — payee, date, figures, amount in words, दो बार sign — और फिर हर एक को हाथ से register में दोबारा copy करती है. हर cheque पर error के दो मौक़े, और record एक दूसरी job.
Society के cheques bank की अपनी leaves पर print करना दोनों jobs को एक में collapse कर देता है. Cheqify 300+ Indian bank layouts पर print करता है, amount in words automatically लिखता है ताकि words और figures कभी disagree कर ही न सकें, और — treasurers के लिए बना हिस्सा — record को side effect की तरह create करता है: हर cheque issue पर logged और clearance तक tracked, जो वही issue register है जो auditor माँगता है. Joint signatures अब भी हाथ से होते हैं, जैसे होने चाहिए. बाकी सब कुछ एक volunteer की शाम पर depend करना बंद कर देता है.
Society अब भी trust पर चलती है. बस paperwork memory पर चलना बंद कर देता है.
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