बैंक स्टेटमेंट के साथ चेक का मिलान कैसे करें
चेक मिलान क्यों महत्वपूर्ण है
बैंक मिलान (reconciliation) आपके आंतरिक चेक रिकॉर्ड को बैंक स्टेटमेंट से मिलाने की प्रक्रिया है। जो व्यवसाय हर महीने दर्जनों या सैकड़ों चेक जारी करते हैं, उनके लिए इस कदम को छोड़ने से अनदेखे बाउंस, डुप्लिकेट भुगतान और ऑडिट की समस्याएँ होती हैं।
आम मिलान समस्याएँ
- चेक जारी किए गए लेकिन अभी तक बैंक में प्रस्तुत नहीं किए गए (बकाया चेक)
- अपेक्षित राशि से भिन्न राशि में चेक क्लियर हुए
- 3 महीने से अधिक पुराने बासी चेक जो कभी प्रस्तुत नहीं किए गए
- मैन्युअल एंट्री त्रुटियों के कारण डुप्लिकेट चेक नंबर
स्टेप-बाय-स्टेप मिलान प्रक्रिया
- अपना बैंक स्टेटमेंट डाउनलोड करें — मिलान अवधि को कवर करने वाला नवीनतम स्टेटमेंट प्राप्त करें।
- सभी जारी किए गए चेक की सूची बनाएँ — अपना चेक रजिस्टर निकालें या Cheqify से एक्सपोर्ट करें।
- क्लियर हुए चेक का मिलान करें — बैंक स्टेटमेंट में प्रत्येक क्लियर एंट्री की अपने रिकॉर्ड से तुलना करें। मिलान चिह्नित करें।
- बकाया चेक पहचानें — ये वे चेक हैं जो आपने जारी किए लेकिन बैंक ने अभी तक प्रोसेस नहीं किए। यदि वे 30 दिनों से अधिक पुराने हैं तो पेयी से फॉलो अप करें।
- विसंगतियाँ चिह्नित करें — किसी भी राशि बेमेल या अज्ञात एंट्री की तुरंत जाँच आवश्यक है।
- चेक स्टेटस अपडेट करें — अपने ट्रैकिंग सिस्टम में क्लियर, बाउंस या बासी चेक चिह्नित करें।
Cheqify इसे कैसे आसान बनाता है
Cheqify की लाइफसाइकल ट्रैकिंग के साथ, हर चेक पहले से ही स्टेटस (जारी, क्लियर, बाउंस) के अनुसार वर्गीकृत है। एक्सपोर्ट सुविधा आपको Excel फॉर्मेट में चेक डेटा डाउनलोड करने देती है, जिससे बैंक मिलान पूरे दिन के बजाय 10 मिनट का काम बन जाता है।
आप तारीख सीमा, बैंक खाता या स्टेटस के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं — और ऑडिट ट्रेल दिखाता है कि प्रत्येक चेक कब प्रिंट, हस्ताक्षरित और जारी किया गया था।
सर्वोत्तम प्रथाएँ
महीने में कम से कम एक बार मिलान करें, यदि आप 50 से अधिक चेक जारी करते हैं तो साप्ताहिकछोटी विसंगतियों को कभी अनदेखा न करें — वे अक्सर बड़ी समस्याओं का संकेत देती हैंतत्काल लुकअप के लिए Cheqify जैसे टूल का उपयोग करके सभी चेक के डिजिटल रिकॉर्ड रखेंजारी होने के 15 दिनों के भीतर क्लियर न होने वाले चेक के लिए अलर्ट सेट करें।
