Tally માં cheque printing — કેવી રીતે કામ કરે છે, ક્યાં તૂટે છે, અને faster alternative (2026)

Payment voucher અગિયાર seconds લે છે. Party, amount, narration, save — done. પછી કોઈ cheque book તરફ હાથ લંબાવે છે, અને અગિયાર-second ની entry એક દસ-minute ની ritual બની જાય છે: careful capitals માં transporter નું name, slip વગર words માં convert કરેલા ₹3,84,750, date, strike-through, અને આખી office માં signature ની શોધ.

વાત આ છે — Tally ને આ બધું already ખબર છે. Payee, amount, date: બધું એ જ voucher માં બેઠું છે જે તમે હમણાં save કર્યું. તો એ question જે દરેક Tally accountant આખરે Google માં type કરે છે, એ obvious જ છે. શું આ cheque પણ print ન કરી શકે?

કરી શકે છે. Cheque printing વર્ષોથી Tally માં built-in છે, અને એક well-tuned setup genuinely સારું છે. આ post પહેલા Tally ને એનું પૂરું due આપે છે — એ શું કરે છે, configure કેવી રીતે થાય છે, એ overlay trick જે તમારી leaves બચાવે છે — અને પછી એ જગ્યાઓની honest list જ્યાં એ real offices માં તૂટે છે, plus labour ના એક અલગ division નો case: Tally books રાખે, એક dedicated tool leaf print કરે. (Cheque printing માં બિલકુલ નવા છો? complete India guide આખો subject scratch થી cover કરે છે.)

Tally out of the box તમને શું આપે છે

Screens હટાવી દો તો Tally ની cheque printing ચાર capabilities પર આવીને ટકે છે.

પહેલી, એ per bank ledger configure થાય છે. Tally માં તમારું દરેક bank account પોતાની અલગ cheque-printing settings રાખે છે. Sensible છે — એક SBI leaf અને એક HDFC leaf date boxes, payee line અને amount box અલગ-અલગ જગ્યાએ રાખે છે, તો configuration ને bank ના against જ રહેવું પડે, company ના નહીં.

બીજી, formats. Tally સારી-એવી સંખ્યામાં Indian banks ના pre-defined cheque formats સાથે આવે છે, દરેક essentially measurements નો set: leaf ની width અને height, અને એના પર દરેક field ની position. તમારી bank list માં છે, તો select કરો અને અડધાથી વધારે રસ્તો કપાઈ ગયો. નથી, તો તમે જાતે એક format define કરી શકો છો — જેનો મતલબ છે એક real leaf ને ruler થી measure કરવી અને dimensions type કરવા.

ત્રીજી, printing ખુદ payment voucher માંથી થાય છે. Bank ledger ના against payment record કરો, cheque print કરવાનું choose કરો, અને Tally payee, date, figures માં amount અને words માં amount ને configured positions પર page પર ગોઠવી દે છે. કોઈ re-typing નહીં. કોઈ બીજી data entry નહીં.

ચોથી, એક record. Tally એક cheque register maintain કરે છે — દરેક book ની leaves ની report: used, unused, cancelled. Auditors ને આ ગમે છે. તમને પણ ગમવી જોઈએ.

કોઈ extra licence નહીં, ખરીદવા માટે કોઈ add-on નહીં. એક-bank વાળી એ company માટે જે ક્યારેય ન બદલાતા printer પર અઠવાડિયે ગણતરીના cheques લખે છે, આ એક complete answer છે — અને આ જ એ ભાગ છે જે મોટાભાગની comparison posts plainly નથી કહેતી.

Setup, plain શબ્દોમાં

છ steps, અને order matter કરે છે. (આ જાણી જોઈને generically describe કરેલા છે — screens releases વચ્ચે બદલાતી રહે છે, પણ sequence ની spirit વર્ષોથી નથી બદલાઈ.)

1. Step 1 — bank ledger પર cheque printing enable કરો. Setting specific bank account ના against રહે છે, globally નહીં. જે-જે bank થી print કરશો, દરેક માટે enable કરો.
2. Step 2 — bank નું format select કે define કરો. Pre-defined list માં તમારી bank છે તો એને pick કરો. નથી, તો તમે એક custom format define કરી રહ્યા છો, અને ruler બહાર આવે છે.
3. Step 3 — leaf dimensions અને field offsets set કરો. Physical leaf ની width અને height, પછી દરેક field નું — date, payee, amount box, amount in words, signature area — edges થી અંતર. દરેક leaf જેના પર તમે print કરશો એ એક standard CTS-2010 leaf છે, પણ CTS-2010 security features અને broad zones standardise કરે છે, banks વચ્ચેના exact millimetres નહીં. આ જ કારણ છે કે per-bank formats exist જ કરે છે.
4. Step 4 — plain paper પર test print કરો. Real leaf પર ક્યારેય નહીં. Ordinary paper, ઇચ્છો તો size પર આશરે કાપી લો.
5. Step 5 — overlay, adjust, save. Printout ને એક real leaf ના against પકડો, જુઓ શું off છે, offsets ને હળવા nudge કરો, ફરી print કરો. Repeat, જ્યાં સુધી બધું બેસી ન જાય. Save.
6. Step 6 — payment voucher માંથી print કરો. અહીંથી આગળ, payment record કરવું અને cheque print કરવું એક જ motion છે.

Steps 1 થી 5 દરેક bank માટે એક વાર થાય છે. Step 6 રોજની જિંદગી છે. Catch — અને આ post નો બાકીનો ભાગ — એ છે કે "એક વાર" stable conditions એ કરેલું એક promise નીકળે છે.

Overlay test જ આખો game છે

જેણે પણ ક્યારેય cheque printing tune કરી છે, એ બધા આ જ technique પર converge કરે છે — તો આને week three માં discover કરવાની જગ્યાએ day one પર શીખી લો.

Test plain paper પર print કરો. Printout અને એક real leaf ને સાથે પકડીને window ની સામે ઊંચા કરો, કે phone ની torch ની ઉપર — light બંને sheets ને એક image માં fuse કરી દે છે, અને તમે exactly જોઈ શકો છો કઈ fields ઊંચી, નીચી, left, right બેઠી છે. નાના increments માં adjust કરો; એક મોટું correction usually overshoot કરે છે અને તમે alignment ને આગળ-પાછળ ભગાડતા રહી જાઓ છો. બે-ત્રણ rounds માં મોટાભાગના setups ત્યાં પહોંચી જાય છે.

Technique ની આસપાસ બે rules. Test ક્યારેય live leaf પર ન ચલાવો — cheque leaf એક controlled stationery item છે, દરેક spoiled leaf ને cancelled mark કરીને account કરવી પડે છે, અને offsets શોધવામાં પાંચ leaves બાળી નાખવી classic beginner's tax છે. અને numbers સાચા થઈ જાય, તો એમને save કરો અને software ની બહાર પણ ક્યાંક લખી લો — દરેક bank ની leaf dimensions અને final offsets વાળી એક note reinstall પછી એકથી વધારે offices ને બચાવી ચૂકી છે. આ જ discipline ત્યાં પણ apply થાય છે જ્યાં પણ printing થાય, office કે home setup.

ક્યાં તૂટે છે — honest list

એક tuned configuration કામ કરે છે. Trouble એ બધું છે જે એને un-tune કરી શકે છે.

• એક bank જે list માં નથી. Pre-defined formats મોટા names cover કરે છે. Co-operative bank કે કોઈ નાની private bank માં account છે તો fair chance છે કે તમે leaf હાથથી measure કરી રહ્યા છો — doable, પણ હવે દરેક future cheque ની accuracy એના પર depend કરે છે કે કોઈએ ruler કેટલી carefully પકડી હતી.
• દરેક નવું bank account એક નવો project છે. બીજું current account ખોલો અને આખું cycle — enable, define, measure, overlay, adjust — ફરીથી ચાલે છે. ત્રણ banks, ત્રણ configurations, maintain કરવા માટે offsets ના ત્રણ sets.
• Banks leaves silently redesign કરે છે. નવી cheque book આવે છે, payee line થોડા millimetres ખસી ગઈ છે, અને તમને કોઈ નથી કહેતું. Saved format હવે confidently ખોટું છે. પહેલી discovery usually એક misprinted leaf હોય છે.
• Printer તમારી નીચેથી ખસી જાય છે. Same Tally, same format, અલગ result — કારણ કે driver update થઈ ગયો, નવી machine ના tray margins અલગ છે, કે કોઈ "fit to page" setting 97% પર ચુપચાપ ઘૂસી આવી. એ phrase જે દરેક senior accountant જાણે છે: જૂના computer પર તો બરાબર print થતું હતું. Configuration નથી બદલાઈ; એની નીચેની દુનિયા બદલાઈ ગઈ.
• Multi-user office, એક working machine. ઘણી બધી offices માં cheque-printing configuration genuinely exactly એક PC પર કામ કરે છે — એ જ જેના પર tune થઈ હતી. Payments ગમે ત્યાં record થઈ જાય છે; cheques એ machine માટે queue કરે છે.
• Key-person problem. જેણે tuning કરી, usually એ જ એકલો એને સમજે છે. જે દિવસે કોઈ vendor રાહ જોઈ રહ્યો હોય એ દિવસે એ leave પર હોય, કોઈ "જલદીથી એક setting adjust" કરી દે છે, અને હવે કંઈ align નથી થતું. Misaligned printing Indian businesses ની cheque printing mistakes ની list પર પોતાની જગ્યા exactly આ જ કારણે જાળવી રાખે છે.

આમાંથી કોઈ પણ bug નથી. દરેક maintenance છે — અને maintenance જ built-in answer ની અસલી cost છે.

Tally ની cheque printing દરેક change પર exactly એક વાર fail થાય છે — નવી bank, નવું leaf design, નવો driver, નવું computer. જે દિવસે tune થાય છે એ દિવસે configuration ક્યારેય ખોટી નથી હોતી. એ એ દિવસે ખોટી થાય છે જે દિવસે દુનિયા હલે છે — અને દુનિયા એના કરતાં વધારે વાર હલે છે જેટલું કોઈ budget કરે છે.

Printer પર એક નાની વાત

Layout ભલે ગમે તે software કરે, hardware ના rules same રહે છે. Reasonably straight paper path વાળું એક plain laser printer practical answer છે — inkjet ની ink ભીના અંગૂઠા નીચે smudge થઈ શકે છે, અને એક sharply curved path એક stiff cheque leaf ને feed ની વચ્ચે skew કરી શકે છે. Driver માં: 100% scale, હંમેશા. "Fit to page" અને "shrink to printable area" alignment killers છે, કારણ કે એ ચુપચાપ એ જ layout ને rescale કરી દે છે જેના માટે તમારા offsets tune થયા હતા. Leaves એક-એક કરીને manual tray માંથી feed કરો. પૂરી hardware discussion — models, trays, duplex trap — cheque printing ની printer guide માં છે.

Tally થી printing vs એક dedicated cheque tool

સૌથી વધારે matter કરતી rows maintenance વાળી છે. Dedicated online cheque printing એક category તરીકે exist જ એટલા માટે કરે છે કારણ કે bank layouts એક moving target છે — અને એક moving target એ વસ્તુ છે જેને કોઈ બીજું તમારા માટે track કરી શકે છે.

Parallel workflow — books Tally માં, leaves બીજે ક્યાંક

ચાલો અહીં precise રહીએ, કારણ કે comparison posts usually અહીં જ આવીને slippery થઈ જાય છે. કોઈ Tally–Cheqify integration નથી. કોઈ plug-in નહીં, કોઈ sync નહીં, કોઈ import button નહીં. જે છે, એ labour નું એક clean division છે જેના પર ઘણી બધી offices પોતાની જાતે settle થઈ જાય છે.

Payment voucher Tally માં exactly એમ જ જાય છે જેમ હંમેશા જતું હતું — Tally books છે, અને એમાં કંઈ નથી બદલાતું. Physical cheque Cheqify થી print થાય છે, જ્યાં તમારી bank નું layout એ 300+ માંથી એક છે જે already બનેલા અને maintained છે, amount in words figures માંથી જાતે generate થાય છે, અને દરેક printed leaf issue થી clearance સુધી tracked છે — presented, cleared, bounced, stopped — જે કરવા માટે કોઈ accounting package ની અંદરનું cheque register design જ નહોતું થયું.

હા, એનો મતલબ છે payee અને amount બે વાર enter થાય છે: એક વાર voucher માં, એક વાર print screen માં. Practice માં print entry થોડી seconds લે છે — એ per-bank configuration ની સામે જે તમારે ક્યારેય બનાવવી, tune કરવી કે repair નથી કરવી પડતી, મોટાભાગની offices આને bargain કહે છે. Payment runs માટે, bulk printing workflow batches cover કરે છે; અને તમારી Friday payment list already કોઈ spreadsheet માં રહે છે, તો Excel-format route exactly એ જ hand-off માટે બનેલો છે.

Trade, plainly: દરેક cheque પર એક નાની extra entry, બદલામાં ક્યારેય leaf ન measure કરવી, driver update પછી ક્યારેય re-tune ન કરવું, અને office નું કોઈ પણ માણસ કોઈ પણ machine પર correctly print કરી શકે.

તમારું Tally setup already કામ કરે છે, તો એને રાખો

Seriously. એક stable printer અને એક bank account પર એક tuned configuration એક સારી machine છે, અને આ post તમને એને તોડવાનું નથી કહી રહી.

Reconsider કરવાનો moment આગલો break છે — બીજું bank account, redesigned cheque book, એ નવું PC જે બધું થોડા millimetres નીચે print કરે છે. જ્યારે તમે ruler-અને-overlay ના એક વધુ round ને તાકી રહ્યા હો, ત્યારે પૂછવા જેવો સવાલ આ છે કે શું cheque alignment એક એવી problem છે જેને તમે in-house own કરવા માંગો પણ છો. Books ક્યારેય સવાલ હતા જ નહીં. Leaf છે.

તમારી books Tally માં, તમારા cheques seconds માં aligned. Payments Tally માં એમ જ record કરતા રહો જેમ હંમેશા કરતા આવ્યા છો — અને cheque ખુદ Cheqify થી print કરો, જ્યાં 300+ Indian bank layouts pre-configured છે, amount in words જાતે લખાય છે, અને દરેક leaf issue થી clearance સુધી tracked છે. 100% free. app.cheqify.app પર start કરો.