બેંક સ્ટેટમેન્ટ સાથે ચેકનું મિલાન કેવી રીતે કરવું
ચેક મિલાન શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે
બેંક મિલાન (reconciliation) એ તમારા આંતરિક ચેક રેકોર્ડને બેંક સ્ટેટમેન્ટ સાથે મેળવવાની પ્રક્રિયા છે. જે વ્યવસાયો દર મહિને ડઝનેક અથવા સેંકડો ચેક જારી કરે છે, તેમના માટે આ પગલું છોડવાથી શોધી ન શકાયેલા બાઉન્સ, ડુપ્લિકેટ ચુકવણી અને ઓડિટની સમસ્યાઓ થાય છે.
સામાન્ય મિલાન સમસ્યાઓ
- ચેક જારી કરવામાં આવ્યા પરંતુ હજુ સુધી બેંકમાં રજૂ કરવામાં આવ્યા નથી (બાકી ચેક)
- અપેક્ષિત રકમ કરતાં અલગ રકમમાં ચેક ક્લિયર થયા
- 3 મહિનાથી જૂના વાસી ચેક જે ક્યારેય રજૂ કરવામાં આવ્યા ન હતા
- મેન્યુઅલ એન્ટ્રી ભૂલોને કારણે ડુપ્લિકેટ ચેક નંબર
સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ મિલાન પ્રક્રિયા
- તમારું બેંક સ્ટેટમેન્ટ ડાઉનલોડ કરો — મિલાન સમયગાળાને આવરી લેતું નવીનતમ સ્ટેટમેન્ટ મેળવો.
- બધા જારી કરેલા ચેકની યાદી બનાવો — તમારું ચેક રજિસ્ટર કાઢો અથવા Cheqify માંથી એક્સપોર્ટ કરો.
- ક્લિયર થયેલા ચેકનું મિલાન કરો — બેંક સ્ટેટમેન્ટમાં દરેક ક્લિયર એન્ટ્રીની તમારા રેકોર્ડ સાથે સરખામણી કરો. મેળ ચિહ્નિત કરો.
- બાકી ચેક ઓળખો — આ તે ચેક છે જે તમે જારી કર્યા પરંતુ બેંકે હજુ સુધી પ્રોસેસ કર્યા નથી. જો તે 30 દિવસથી જૂના હોય તો પેઇ સાથે ફોલો અપ કરો.
- વિસંગતતાઓ ચિહ્નિત કરો — કોઈપણ રકમ બેમેળ અથવા અજાણી એન્ટ્રીની તાત્કાલિક તપાસ જરૂરી છે.
- ચેક સ્ટેટસ અપડેટ કરો — તમારી ટ્રેકિંગ સિસ્ટમમાં ક્લિયર, બાઉન્સ અથવા વાસી ચેક ચિહ્નિત કરો.
Cheqify આને કેવી રીતે સરળ બનાવે છે
Cheqify ની લાઇફસાઇકલ ટ્રેકિંગ સાથે, દરેક ચેક પહેલેથી જ સ્ટેટસ (જારી, ક્લિયર, બાઉન્સ) મુજબ વર્ગીકૃત છે. એક્સપોર્ટ સુવિધા તમને Excel ફોર્મેટમાં ચેક ડેટા ડાઉનલોડ કરવા દે છે, જેથી બેંક મિલાન આખા દિવસના બદલે 10 મિનિટનું કામ બની જાય છે.
તમે તારીખ શ્રેણી, બેંક ખાતું અથવા સ્ટેટસ મુજબ ફિલ્ટર કરી શકો છો — અને ઓડિટ ટ્રેઇલ બતાવે છે કે દરેક ચેક ક્યારે પ્રિન્ટ, સહી અને જારી કરવામાં આવ્યો હતો.
શ્રેષ્ઠ પ્રથાઓ
મહિનામાં ઓછામાં ઓછું એક વાર મિલાન કરો, જો તમે 50 થી વધુ ચેક જારી કરો તો સાપ્તાહિકનાની વિસંગતતાઓને ક્યારેય અવગણો નહીં — તે ઘણીવાર મોટી સમસ્યાઓનો સંકેત આપે છેતાત્કાલિક લુકઅપ માટે Cheqify જેવા ટૂલનો ઉપયોગ કરીને તમામ ચેકના ડિજિટલ રેકોર્ડ રાખોજારી થયાના 15 દિવસમાં ક્લિયર ન થયેલા ચેક માટે એલર્ટ સેટ કરો.
