Company cheque કોણ sign કરી શકે? Authorised signatory, board resolution અને liability (2026)

Cheque પોતાના face પર perfect હતો. Payee letter-to-letter spelled, words અને figures agreement માં, date current, ink unbroken. Bank એ તો પણ એને return કરી દીધો — "drawer's signature differs."

Except એ differ નહોતું કરતું. નવા director નું signature steady હતું, practised, એમના passport વાળા થી identical. Problem simpler અને stranger હતી: bank ને ક્યારેય કહેવામાં જ નહોતું આવ્યું કે એ exist કરે છે.

એ return memo આ guide નો આખો subject છે. Business account પર signing authority ને seniority, shareholding, કે business card ની title સાથે કોઈ લેવા-દેવા નથી — અને એ બે documents સાથે બધું છે જેને મોટાભાગના SMBs file કરીને ભૂલી જાય છે. અહીં છે કે કોણ sign કરી શકે, structure by structure, board resolution actually શું કરે છે, law signatory ને personally જવાબદાર કેમ ઠરાવે છે, અને એ housekeeping જે એક signing desk ને trouble થી બહાર રાખે છે.

Bank તમારું letterhead નથી વાંચતું — mandate વાંચે છે

દરેક business account એક mandate સાથે ખુલે છે: એ instruction set જે bank ને કહે છે કે કોનું signature પૈસા move કરે છે. આ દરેક authorised signatory ને name કરે છે, દરેકનું એક specimen signature record કરે છે, અને mode of operation fix કરે છે — singly, jointly, કે કોઈ combination માં.

એ દિવસથી આગળ, mandate જ એકમાત્ર org chart છે જેને bank recognise કરે છે. એક managing director જે ક્યારેય એમાં add નથી થયા, valid cheque sign નથી કરી શકતા; એક office manager જે add થયા, કરી શકે છે. જ્યારે એક leaf present થાય છે, clerk signature ને specimen card અને mandate ના rules ની against compare કરે છે — બીજું કંઈ નહીં. Promotions, resignations, અને boardroom reshuffles counter પર કંઈ નથી બદલતા જ્યાં સુધી paperwork branch સુધી ન પહોંચે.

Companies પર મોટાભાગના "signature differs" returns forgery scares નથી હોતા. એ mandate lag હોય છે — એ gap જે business વિચારે છે કોણ sign કરી શકે અને bank જાણે છે કોણ કરી શકે, ની વચ્ચે છે.

કોણ sign કરે છે, structure by structure

Rules business ની legal shape સાથે shift થાય છે, કારણ કે દરેક shape એક અલગ question નો answer આપે છે: drawer કોણ છે?

Sole proprietorship — proprietor જ account છે

એક proprietorship ની પોતાના owner થી અલગ કોઈ legal identity નથી. Proprietor sign કરે છે, full stop — account legally એમનું છે, એક business name ની under trading. એક proprietor કોઈ બીજાને (એક accountant, spouse) bank ના mandate કે power of attorney ની through authorise કરી શકે છે, પણ authority proprietor થી personally flow કરે છે, અને એના use નું દરેક consequence પણ.

Partnership firm — deed decide કરે છે, mandate enforce કરે છે

Partnership માં, partners એમ sign કરે છે જેમ partnership deed provide કરે છે. Partnership law ની under generally કોઈ પણ partner firm ને bind કરી શકે છે, પણ bank narrower instruction follow કરે છે: એ mandate જે partners એ file કર્યો. જો deed કહે છે financial instruments ને બે partners જોઈએ, અને mandate પણ એ જ કહે છે, તો એક partner નો એકલો flourish unpaid પાછો આવે છે. Deed અને mandate એ agree કરવું જોઈએ — જ્યારે એ અલગ drift કરે છે, counter પર mandate જીતે છે અને પછીના dispute માં deed — જે exactly એ પ્રકારની contradiction છે જેનાથી બચવાનું છે.

Company — એક person જે pen પકડી જ નથી શકતી

એક private કે public limited company એક separate legal person છે, અને અહીં છે elegant problem: એક legal person કંઈ પણ sign નથી કરી શકતી. એ ફક્ત એ humans ની through act કરે છે જેમને એ authorise કરે છે — અને cheques માટે, એ authorisation છે board resolution. Directors પાસે office ના virtue થી કોઈ automatic cheque-signing power નથી; એક director એટલે sign કરે છે કારણ કે એક resolution એમને name કરે છે, અને એક CFO કે accounts officer exactly એ જ footing પર sign કરે છે. Resolution, designation નહીં, authority નો source છે.

LLP — designated partners, agreement પ્રમાણે

એક LLP company ની logic ને partnership vocabulary સાથે mirror કરે છે: આ એક separate legal person છે જે પોતાના designated partners ની through act કરે છે, અને LLP agreement (plus partners નું એક resolution, જ્યાં bank માંગે) fix કરે છે કે કોણ sign કરે છે અને કેવી રીતે. Bank mandate પછી આને record કરે છે, દરેક જગ્યાની જેમ.

Board resolution — company નું signature, writing માં

એક company માટે, board resolution એ જગ્યા છે જ્યાં signing authority જન્મ લે છે. એક cheque-signing resolution typically ચાર વસ્તુઓ fix કરે છે:

• કોણ — signatories name અને designation થી, specimen signatures annexed
• કેવી રીતે — singly, jointly, કે "any two of the following"
• કેટલું — amount thresholds, જો board ઇચ્છે (નીચે more)
• કયા accounts પર — એ specific bank accounts જેમને authority cover કરે છે

Resolution ની એક certified true copy mandate forms અને દરેક signatory ની KYC સાથે bank જાય છે. જ્યાં સુધી નથી જતી, resolution company ની એક private intention છે; ગયા પછી, એ bank નું operating instruction છે. જે boards resolutions pass કરીને file કરવાનું ભૂલી જાય છે, એમણે counter ની નજરમાં precisely કોઈને પણ authorise નથી કર્યા.

Resolution ની language boring અને exact રાખો. "Mr. A અને Ms. B, jointly, ₹1,00,000 થી ઉપરના amounts માટે; નીચે either singly" bank clerk ના contact ને survive કરે છે. "The directors as may be necessary" નથી કરતું.

Single, joint, અને threshold rule

Mode of operation SMB kit નું સૌથી underused governance tool છે. ત્રણ patterns લગભગ દરેક business ને cover કરે છે:

• Single signatory — એક authorised person એકલો sign કરે છે. Fast, frictionless, અને એક single point of failure. નાના accounts અને નાના amounts માટે sensible.
• Joint signatories — દરેક cheque ને બે named signatures જોઈએ. Maximum control, maximum friction; payday ને બે calendars લાગે છે.
• Threshold signing — pragmatic hybrid: એક limit સુધી (say ₹50,000 કે ₹1,00,000) either signatory એકલો, એની ઉપર બે signatures. Routine payments single-signature speed પર move થાય છે; જે કંઈ પણ business ને genuinely hurt કરી શકે એને eyes ની એક second pair મળે છે.

Threshold pattern એક specific mention એટલે earn કરે છે કારણ કે આ સૌથી common internal fraud shape ને quietly defeat કરે છે — એક એકલો insider મોટા cheques લખતો — everyday ને slow કર્યા વગર. જો તમારું account હજુ પણ એ single-signatory default પર ચાલે છે જેના પર એ વર્ષો પહેલા ખુલ્યું હતું, તો આ available સૌથી સસ્તું control upgrade છે: એક resolution, એક mandate form.

"for and on behalf of" — ચાર words જે signature ને place કરે છે

એક properly signed company cheque જુઓ અને તમને convention દેખાશે: એક rubber stamp કે pre-printed line "For [Company Name] Pvt. Ltd.", એની નીચે signature, અને એની નીચે signatory ની designation.

આ ceremony નથી. આ words capacity declare કરે છે: આ hand company ના instrument તરીકે sign કરે છે, એક private individual તરીકે નહીં. Cheque નો drawer company છે; human એનું authorised means છે. Convention skip કરો અને company account પર bare sign કરો, અને તમે avoidable ambiguity create કરી દીધી કે તમે company માટે sign કર્યું કે પોતાના માટે — એ ambiguity જે cheque પછી bounce થાય તો payee નો lawyer happily explore કરશે. Stamp ચાલીસ રૂપિયાનો છે. દરેક leaf પર use કરો.

જ્યારે company cheque bounce થાય — signatory કઠેડામાં

અહીં છે એ part જે દરેક signatory એ pen accept કરતા પહેલા બે વાર વાંચવો જોઈએ. જ્યારે એક company cheque insufficient funds માટે dishonour થાય છે, NI Act નો Section 138 company પર નથી અટકતો. Section 141 offence ને દરેક એ person સુધી extend કરે છે જે એ સમયે company ના business નો in charge અને responsible હતો — અને cheque નો signatory એ circle માં squarely ઊભો છે. Complaint routinely company ને અને એ human ને name કરે છે જેણે sign કર્યું.

Company એક human hand ની through sign કરે છે — અને Section 138 ને યાદ રહે છે કે hand કોનો હતો. જ્યારે એક company cheque bounce થાય છે, summons પર બે names હોય છે: company નું, અને signatory નું.

Practical consequences blunt છે:

• Signing clerical નથી. Sign કરતા પહેલા, એક signatory પૂછવાનો હકદાર છે — અને પૂછવું જોઈએ — કે cheque present થાય ત્યારે account માં funds હશે કે નહીં. "Accounts એ કહ્યું હતું sign કરો" law માં known કોઈ defence નથી.
• Resignation record પર હોવું જોઈએ. એક director જેણે cheque issue થયા પહેલા resign કર્યું, એની પાસે defence છે — પણ ફક્ત ત્યારે જ્યારે resignation properly filed અને provable હોય. Departed signatories જે mandates પર ટકી રહે છે, એ lawsuits inherit કરે છે જે એમણે ક્યારેય earn નથી કરી.
• Stamp help કરે છે, resolution help કરે છે, funds સૌથી વધુ help કરે છે. Correctly કરેલી authority liability ને genuine decision-makers સુધી narrow કરે છે; cheques બહાર જતા પહેલા funded એક account સવાલને entirely eliminate કરી દે છે.

એક SMB માટે સૌથી clean translation: દરેક company cheque ને company ની behalf પર કરેલું એક personal promise treat કરો — કારણ કે bounce scenario માં law એને precisely આ જ બનાવે છે.

એક signatory add અને remove કરવો — clean handover

Signatories બદલાય છે: directors join કરે છે, accountants છોડે છે, એક founder step back કરે છે. Mechanics બંને directions માં same છે, અને removal addition થી વધુ matter કરે છે.

Add કરવા માટે: board એક fresh resolution pass કરે છે જે નવા signatory ને name કરે છે અને mode of operation restate કરે છે; bank ને certified copy મળે છે, એના mandate-change forms, નવા signatory ના KYC documents, અને એક specimen signature. થોડા working days allow કરો — નવું signature ત્યાં સુધી valid નથી જ્યાં સુધી bank ના records એમ ન કહે, જે exactly એ રીત છે જેનાથી અમારા opening વાળા flawless director નો cheque unpaid પાછો આવ્યો.

Remove કરવા માટે: authority withdraw કરતું એક resolution, bank સાથે એ જ દિવસે filed જે દિવસે person exit કરે — એના quarter પછી નહીં. એક ex-employee જે mandate પર બની રહે છે એ હજુ પણ એવા cheques sign કરી શકે છે જે bank honour કરશે, અને એક ex-director જે એના પર બની રહે છે એ હજુ પણ એક Section 141 complaint માં ઘસડાઈ શકે છે. બંને entirely self-inflicted છે. Best SMB habit mechanical છે: signatory changes એ જ exit checklist માં જાય છે જેમાં laptop અને email account.

વર્ષમાં એક વાર, bank પાસેથી current mandate માંગો અને એને reality ની against વાંચો. જે names તમને surprise કરે, એ જ audit finding છે.

એ signing-desk habits જે આને safe રાખે છે

Authority framework છે; day-to-day discipline એ છે જે actually account ને protect કરે છે. ચાર habits, કોઈ પણ expensive નહીં:

• ક્યારેય એક blank કે partial leaf sign ન કરો. Signature આખરી field છે જે complete થાય છે, payee, amount, અને date paper પર આવ્યા પછી. એક signed blank cheque જે પણ એને પકડે એના માટે એક open mandate છે — આખું threshold structure એક lazy afternoon થી defeated. Clean workflow print-then-sign છે: run ને batch-print કરો દરેક field filled સાથે, પછી finished stack signatory ની સામે મૂકો.
• એક register ની against sign કરો. Signatory જે પણ leaf sign કરે એને એક row મળે છે — number, payee, amount, date — desk છોડતા પહેલા. જ્યારે bank statement અને register disagree કરે, તમે એ જ અઠવાડિયે જાણવા માંગો છો, year-end પર નહીં.
• એ એક cheque યાદ રાખો જે ક્યારેય sign નથી થતો. Account verification માટે આપેલો એક cancelled cheque બે lines અને CANCELLED word carry કરે છે — અને કોઈ signature નહીં. એક unsigned cancelled leaf inert paper છે; એક signed વાળો photocopier શોધતી એક liability છે.
• એ જ signature match કરો જે તમે file કર્યું. Banks specimen card ની against compare કરે છે, અને એક signatory જેનું signature વર્ષોમાં drift થઈ ગયું છે, એણે returns શરૂ થતા પહેલા specimen refresh કરવું જોઈએ.

આમાંથી કોઈને software ની જરૂર નથી, though software આને effortless બનાવે છે. આને જરૂર છે એ recognition ની કે એક cheque signature એ single point છે જ્યાં એક business ના પૈસા એક person ના word પર move થાય છે — અને આ guide ની દરેક વસ્તુ એ word ને deliberate બનાવવા માટે exist કરે છે.

તમારો signatory જે પણ leaf sign કરે, accounted. Cheqify company cheques 300+ Indian bank layouts પર print કરે છે payee, amount-in-words, અને date already filled સાથે — જેથી તમારો signatory હંમેશા એક finished instrument sign કરે, ક્યારેય blank નહીં — અને એનું register દરેક leaf ને એના payee ની against log કરે છે annual mandate-vs-reality check માટે. 100% free. app.cheqify.app પર start કરો.