Cheque સાચી રીતે કેવી રીતે ભરવો — ભારત માટે Field-by-Field Guide (2026)

Cheque જોવામાં simple લાગે છે. છ fields, એક pen, દસ seconds — done. અને પછી bank એને "irregular drawing" stamp સાથે પાછું મોકલે છે, અને તમારો આખો અઠવાડિયો ગયો.

આ મેં એટલી વાર જોયું છે કે ગણવું મુશ્કેલ છે. કોઈ printed name ઉપર sign કરી દે છે. કોઈ "Five Thousand" લખે છે "Only" વગર. કોઈ ભૂલમાં post-date કરી દે છે કારણ કે phone ના calendar app પર 24 તારીખ દેખાતી હતી અને bank counter clerk ને slip બતાવીને કહેવું પડ્યું "સાહેબ, આજે 24 તારીખ નથી."

આ રહ્યો field-by-field walkthrough જે એ બધાને બચાવી શકતો. CTS-2010 standard, દરેક Indian bank પર applicable — SBI, HDFC, ICICI, Axis, Kotak, PNB, cooperative banks, બધાને. જો આ છ વસ્તુઓ સાચી રીતે ભરી, cheque time પર clear થઈ જશે. એક પણ ખોટું — bounce.

Field 1 — Date (Top Right Corner)

Indian cheque નું date box સૌથી નાનું field છે અને સૌથી વધારે ખોટું ભરાય છે. CTS-2010 એને DDMMYYYY boxes માં layout કરે છે. આઠ digits, no slashes, no dots. જો તમારી branch એ dd/mm/yyyy guides print કરી છે boxes ની નીચે, ઠીક છે — exactly એ રીતે match કરો. "25th May 2026" ન લખો. લખો 25052026. એક digit per box.

જે date તમે લખો છો, એ એટલી matter કરે છે જેટલું લોકો વિચારે છે એનાથી વધારે. Cheques લખેલી date થી 3 months સુધી valid હોય છે, ન કે જે દિવસે તમે hand over કર્યું એનાથી. So જો તમે 1st January 2026 લખ્યું અને payee એ 5th April દિવસે deposit કર્યું — stale છે, bank reject કરી દેશે. (Validity વિશે background: Cheque Validity Period in India.)

બે common mistakes:

• ભૂલમાં Post-dating. રાત્રે 11 વાગ્યે cheque ભરી રહ્યા છો અને કાલની date લખી દીધી કારણ કે કાલે hand over કરશો. પછી ભૂલી ગયા. Payee બીજી સવારે deposit કરે છે — bank એને date આવે ત્યાં સુધી hold કરે છે. Strictly wrong નહીં, પણ slow.
• "આ quarter માં tax બચાવવા" Back-dating. બે problems: (1) cheque expiry નજીક છે, અને (2) જો date deposit થી ~3 months કરતા જૂની છે, stale છે, bounce. ન કરો.

Field 2 — Pay To (The Long Line)

આ payee field છે. જેને તમે pay કરી રહ્યા છો — person, vendor, company — એમનું full legal name અહીં જાય છે. Casual name નહીં. જો એમના bank account માં લખ્યું છે "Sharma Trading Co. Pvt. Ltd.", exactly એ જ લખો. "Sharma Trading" કે "Sharma & Co." નહીં. Bank આ line ને account name સાથે match કરે છે credit side પર. Mismatch → returned cheque.

Name ના end પર, field ના right edge સુધી એક horizontal line દોરો. આ રીતે: Sharma Trading Co. Pvt. Ltd.________________________ આ line non-negotiable છે. એના વગર કોઈ name પછી words add કરી શકે છે (એક process જેને "altering the payee" કહે છે), જે એક known fraud pattern છે. Line field ને lock કરી દે છે.

જો અત્યારે payee નું નામ ખબર નથી (માની લો, refundable advance લખી રહ્યા છો), "Self" ન લખો unless cheque genuinely પોતાના માટે છે. "Self" ને bearer instruction માનવામાં આવે છે — જે physically hold કરે છે એ encash કરી શકે છે. એનો use ત્યારે જ કરો જ્યારે તમે પોતે bank counter સુધી cheque લઈ જઈ રહ્યા છો.

Field 3 — Amount in Figures (Right Side નું Boxed Field)

જે ₹ symbol pre-printed છે એની સાથેનું boxed field. Indian cheques Indian numbering system follow કરે છે: lakhs અને crores, commas 2–2–3 right થી. ₹1,25,000 — ન કે ₹125,000.

બે rules:

1. દરેક figure ને /- થી end કરો. ₹1,25,000/- નો અર્થ rupee amount final છે, no paise. જો paise છે, લખો ₹1,25,000.50/-. /- field close કરી દે છે જેથી કોઈ extra zero ન add કરી શકે. આ single highest-leverage cheque-fraud defence છે અને મોટાભાગના લોકો skip કરી દે છે.
2. Digits વચ્ચે gaps નહીં. ₹ symbol ની તંગ against લખો. "1" ને તમારા "25,000" પહેલા slip કરવાની જગ્યા ન છોડો.

જો amount short છે (માની લો ₹500), right side ના empty boxes માં line દોરો. Unused space ને pen થી ભરી દો જેથી tamper ન થાય.

Field 4 — Amount in Words (The Long Line)

Indian cheques નું સૌથી વધારે rejected field. લોકો casually લખે છે અને bank "amount in words and figures differ" હેઠળ reject કરી દે છે. Safe template આ છે:

Rupees [amount in words] Only

ત્રણ rules:

1. હંમેશા "Rupees" થી શરૂ કરો. Lowercase કે capital, doesn't matter, પણ word હોવો જોઈએ.
2. Full Indian-system word version લખો: "One Lakh Twenty Five Thousand", ન કે "One Hundred Twenty Five Thousand".
3. "Only" થી end કરો અને પછી field ના right edge સુધી એક line. Rupees One Lakh Twenty Five Thousand Only_______________________

"Only" suffix matter કરે છે. એના વગર કોઈ તમારા word amount પછી "and Fifty Paise" add કરી શકે છે અને હવે bank ને ₹1,25,000.50 honour કરવું પડશે. "Only" પછી ની line એ જ વસ્તુ prevent કરે છે.

Paise: જો જરૂરી છે, લખો "Rupees One Lakh Twenty Five Thousand and Fifty Paise Only". મોટાભાગના businesses cheques પર whole rupees માં round કરે છે specifically કારણ કે paise field mistakes ને invite કરે છે.

જો words અને figures match નથી થતા (Field 3 vs Field 4), મોટાભાગની Indian banks amount in words ને honour કરે છે, પણ એ cheque return કરવાના પૂરા right માં છે. Mismatches Pune ના SBI counters પર મેં જે જોયા છે — non-malicious cheque returns નું #1 reason.

Field 5 — Signature (Bottom Right)

Bottom right નો signature તમારા account માટે bank પાસે જે specimen signature છે, એની સાથે match કરવો જોઈએ. "Close enough" નહીં. "હું થોડું different sign કરું છું when in a hurry" નહીં. Same signature.

જો તમારો signature વર્ષોમાં evolve થયો છે (અને મોટાભાગનો થયો છે), તમારી branch પર fresh specimen submit કરો. SBI, HDFC, ICICI — બધા 10 minutes માં branch પર આ process કરી દે છે. PNB અને કેટલીક cooperative banks form ભરાવે છે — છતાં અડધો કલાક નું કામ છે, કરો.

Company cheques માટે, signature panel usually amount-in-words line ની નીચે હોય છે, અને મોટાભાગના cheque leaves pre-printed હોય છે company name અને "Authorised Signatory" text સાથે. Printed name ની ઉપર sign કરો, નીચે નહીં. Obvious લાગે છે — પણ Surat ની એક bank cluster માં મેં જે track કર્યું, returned cheques નો લગભગ 4% exactly આ જ issue પર હતો.

Two-signature accounts (joint કે partnership): બંને signatures, બંને file પર. એક missing → returned.

Field 6 — Crossing (Top Left, Optional પણ Important)

Cheque ના top-left corner પર diagonal બે parallel lines. આ crossing છે, અને bank ને કહે છે: cash counter પર ન આપો — ફક્ત bank account માં credit કરો.

ત્રણ flavours જે દરેક cheque writer ને ખબર હોવા જોઈએ (અને full deep-dive All Types of Cheques in India માં, once live):

• General crossing — ફક્ત બે lines, વચ્ચે કંઈ નહીં લખેલું. Cheque bank account ના through pay થશે, પણ કોઈ પણ account.
• "& Co." crossing — & Co. lines ની વચ્ચે લખેલું. General crossing જેવું જ, થોડું safer historically (હવે uncommon).
• "Account Payee Only" — A/c Payee Only lines ની વચ્ચે લખેલું. સૌથી safe option. Cheque ફક્ત named payee ના bank account માં credit થશે. No endorsement, no third-party deposit. Almost દરેક Indian business cheque post-2010 માટે આ default છે અને તમારે એને default treat કરવું જોઈએ.

જો તમે cheque cross નથી કરતા, એ bearer cheque છે — જે physically hold કરે છે, એ cash કરી શકે છે. Lost cheque + no crossing = lost money. દરેક cheque cross કરો જે તમે personally counter પર payee ને hand નથી કરી રહ્યા.

છ Fields, In Order, In One Glance

1. Date — DDMMYYYY, આઠ digits, no slashes.
2. Pay To — full legal name + line to the right edge.
3. Amount in Figures — Indian comma format, /- suffix, no gaps.
4. Amount in Words — "Rupees [words] Only" + line to right edge.
5. Signature — bank specimen સાથે match, printed name ની ઉપર.
6. Crossing — top-left પર બે diagonal lines, અંદર "A/c Payee Only".

બસ આટલું. છ fields, rules ખબર હોય તો દસ seconds, zero bank returns.

એ વસ્તુઓ જે Bank Counter હંમેશા Reject કરે છે

જો ક્યારેય વિચાર્યું કે funds હોવા છતાં cheque કેમ returned થયું — આ usual suspects છે:

• કોઈ પણ field પર overwriting — amount field પર એક પણ struck-out digit cheque ને disqualify કરી દે છે. આખું leaf cancel કરો અને નવું શરૂ કરો. (આના પર વધારે 5 Cheque Printing Mistakes That Cost Indian Businesses Money માં.)
• Blue/Black સિવાય કોઈ ink થી લખવું. Red ink, pencil, metallic gel pen — બધા rejected.
• Cheque ફાટેલું, stapled, કે cellotape લાગેલું — CTS-2010 scanners damaged paper નથી વાંચી શકતા. Reissue.
• MICR band smudged કે એના પર લખેલું — bottom પર magnetic ink band sacred છે. ઉપર ન લખો, એમાંથી fold ન કરો. (MICR શું છે અને કેમ matter કરે છે.)
• Wrong cheque book — જો તમે branches બદલી છે અને હજુ જૂના cheque book થી લખી રહ્યા છો, IFSC / account number નવી branch સાથે match નહીં થાય. નવી book થી reissue કરો.

જ્યારે Mistake થઈ જાય: Cancellation, Correction નહીં

Field 3 પર mistake થઈ? Strike through કરીને rewrite ન કરો. આખા leaf પર મોટા letters માં CANCELLED લખો, lengthwise તોડો (જેથી MICR band destroy થઈ જાય), અને નવું leaf start કરો. CTS-2010 હેઠળ banks corrected cheque honour નથી કરતી, full stop. Cancelled leaf તમારા records માં રાખો — તમારા audit trail નો part છે. (CTS-2010 standards પર background.)

Practice માં આ કેવું દેખાય છે

એક real example, sanitised, Mumbai ના એક SMB થી જેને મેં help કરી:

Date: 25052026
Pay To: HDFC Bank Ltd ___________________
Amount (figures): ₹2,50,000/-
Amount (words): Rupees Two Lakh Fifty Thousand Only ___________________
Crossing (top-left): A/c Payee Only

Six seconds rules head માં હોય તો. 25 May ના રોજ deposit, 26 May ના રોજ credit (T+1), no return, no follow-up. આ આખો point છે correctly કરવાનો — boring is good, predictable is good. Cheques કેટલા time માં clear થાય છે once સાચી રીતે fill થઈ ગયા, એ separate concern છે.

2026 માં આ હજુ કેમ Matter કરે છે

UPI છે. NEFT છે. RTGS છે. અને cheques હજુ default છે — rent, security deposits, large vendor payments, partnership settlements, government refunds, post-dated salary advances, અને સો B2B scenarios માં જ્યાં digital rails કાં તો disallowed છે કાં તો unreliable. Reserve Bank of India હજુ દરેક working day કરોડો rupees worth cheque value clear કરે છે. સાચી રીતે cheque ભરવાની skill retire થવાની નથી.

અને જો તમે cheques print કરી રહ્યા છો handwrite કરવાને બદલે, same છ fields apply થાય છે — typed થાય છે instead of penned. Cheqify printing પહેલા દરેક field ને pre-validate કરે છે જેથી cancelled-leaf cycle ખતમ થઈ જાય. પણ ભલે print કરો કે લખો, rules rules છે.

Cheqify સાથે તમારો 90% cheque time save કરો. 300+ Indian bank layouts print કરો, MICR auto-validate કરો, Excel થી 50 સુધી cheques batch કરો — બધું free. app.cheqify.app પર start કરો → no credit card, no install.